أنا بصدد الانتقال من جهاز كمبيوتر إلى آخر ، وأحد الأشياء التي افتقدها حقًا حتى الآن هو برنامج ماكرو جيد لضغط المفاتيح.
هذا برنامج ، تقنية اتصال ، تسمح لك بتشغيل سلاسل طويلة من النصوص ، بما في ذلك الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني ، بضربات قليلة على المفاتيح.
على سبيل المثال ، غالبًا ما أضطر إلى كتابة اسم كتابي ، دليل المدير للرسائل الإخبارية: التواصل من أجل النتائج. باستخدام الماكرو ، أكتب ببساطة "mgx" (بدون علامتي الاقتباس) لكتابة النصف الأول من العنوان (حتى النقطتين) ، أو "mgc" لكتابة العنوان الكامل.
إذا كنت قد استخدمتها بنفسك ، فأنت تعلم مدى سهولة الحصول على اختصارات لأجزاء النص شائعة الاستخدام (تسمى أيضًا Boilerplate).
تستخدم كل أنواع الكتابة تقريبًا كلمات وأسماء متكررة بشكل شائع ، وبمجرد أن تعتاد على استخدام وحدات الماكرو ، فإنها توفر الكثير من الوقت الذي كان من الممكن أن يتم إنفاقه على لوحة المفاتيح.
إنها مفيدة بشكل خاص لمقتطفات النص التي تتضمن أحرفًا يصعب الوصول إليها على لوحة المفاتيح. على سبيل المثال ، عندما تكتب عنوان بريد إلكتروني ، يجب عليك الوصول إلى الزاوية اليسرى العليا من الشاشة لتضغط على مفتاح "@". لذلك ، لديّ وحدات ماكرو لعناوين البريد الإلكتروني شائعة الاستخدام: "abcx" لـ "abbottr@managersguide.com" و "ralx" لـ "robert@abbottletter.com"
كما يوحي الماكرو الأخير ، من المفيد أن يكون لديك اختصار يشبه النص الذي سيتم كتابته. يمكنك أيضًا استخدام مفاتيح وظائف لوحة المفاتيح أو مجموعات ضغطات المفاتيح كاختصاراتك ، أيًا كان الأفضل بالنسبة لك.
من المفيد أيضًا ، إذا لم يكن لديك بالفعل اختصارات أو وحدات ماكرو ، أن تبدأ ببعضها وإضافتها ببطء. بهذه الطريقة لا داعي للتفكير فيهم. يصبح كل منها راسخًا في ذاكرتك. من واقع خبرتي ، إذا كان عليك التوقف والبحث عن الاختصار ، فمن المحتمل أنك فقدت الكثير من الميزة التي اكتسبتها من خلال استخدامها.
على نفس المنوال ، ضع في اعتبارك رسائل البريد الإلكتروني المعيارية. أستخدم برنامج البريد الإلكتروني Eudora ، الذي يسميهم "القرطاسية" ويجعل استخدامها سهلاً نسبيًا. في هذه الحالة ، أنت لا تقوم فقط باختصار كلمة أو عبارة - إنك تقوم باختصار رسالة بريد إلكتروني بأكملها. تسمح لك بعض برامج البريد الإلكتروني الأخرى بالقيام بنفس الشيء.
لإنشاء قطعة من القرطاسية ، ما عليك سوى فتح نموذج رسالة بريد إلكتروني جديد ووضع عنوان المرسل وسطر الموضوع ونص الرسالة. ثم احفظه كملف قرطاسية في مجلد مناسب. عندما تحتاج إلى إرسال هذه الرسالة مرة أخرى ، ما عليك سوى الحصول على نسخة من المجلد ، وإدخال عنوان الشخص الذي تريد الاتصال به ، ثم النقر فوق الزر "إرسال".
يمكنك بالطبع أن تفعل الشيء نفسه مع برنامج ماكرو ، لكنه أسرع وأسهل إذا كان برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك يتيح لك إنشاء هذه الرسائل المعيارية.
أستخدم الرسائل المكتبية لتوجيه الشكر الروتيني ، وللمتابعة في مشاريع مختلفة ، وللرد على أنواع معينة من الاستفسارات. لن تستخدمها للرسائل أو الرسائل المهمة التي تتطلب استجابة مخصصة.
مهما فعلت ذلك ، فإن الشيء المهم هو استخدام الأدوات المعيارية عندما تستطيع ذلك. إنها واحدة من أسهل الأدوات وأكثرها فعالية للكتابة الموفرة للوقت.
ZZZZZZ