لطالما كانت جدولة فريقي واحدة من أقل المهام المفضلة لدي كمدير للبيع بالتجزئة. إنه ممل ، يستغرق ساعات وحتى عندما أعتقد أنني على حق ، ربما لا أفعل ذلك. ما يجعل الجدولة تحديًا هو أنك توازن بين مطالب الأفراد في فريقك ومتطلبات عملك. قد يكون هذا محبطًا ويستغرق وقتًا طويلاً.
لنفترض أنك أكملت جدولاً استغرق إنشاءه ساعتين. لقد تأكدت بعناية من حصول الجميع على يومين إجازة على الأقل ، وتم تكريم جميع الطلبات المعتمدة للأيام والإجازات. تنشر الجدول ثم يتم إخبارك أن شخصًا ما في فريق المبيعات الخاص بك يحتاج إلى أيام عطلة مختلفة. قد يبدو هذا بسيطًا ، ولكن عليك فعليًا إنشاء جدول زمني آخر لإجراء التعديل. سيتعين عليك مراجعة كل فرد ويومًا مرة أخرى للتأكد من تلبية جميع الاحتياجات. ألا تكره عندما يحدث ذلك.
كيف يمكنك جعل هذه العملية أبسط وأقل تعقيدًا. كان الحل الأول لي هو تدريب مساعدي على عمل الجداول وتفويض هذه المهمة إليه. تم حل المشكلة. كذلك ليس تماما. تحررت من الجدولة ، لكن المشكلة لا تزال قائمة. بدلاً من قضاء ساعتين إلى ثلاث ساعات في كل جدول ، كان مساعدي كذلك. ومع ذلك ، كنتيجة لفعله ذلك ، تعلمت أحد الحلول لمشكلتنا - "تحديد الجداول". عندما تولى إدارة الجدول ، دخل في شراكة مع كل مندوب مبيعات للتأكد من الجدول الزمني المفضل لديهم. ثم قام بإنشاء جدول يعتمد بشكل أساسي على احتياجات العمل وثانيًا على التفضيلات الفردية.
عمل هذا بشكل رائع. بعض الناس يفضلون العمل في الصباح ، وبعض الأمسيات ، والبعض يحب عطلة نهاية الأسبوع ، بينما يرى البعض الآخر أن عطلات نهاية الأسبوع هي أيام المال. كنت دائمًا أرفض تحديد الجداول الزمنية لأنني شعرت أنها أغلقتني على منح شخص ما إجازة معينة. ومع ذلك ، يدرك فريقي أنه في البيع بالتجزئة سيختلف الجدول الزمني من وقت لآخر. إنهم يدركون أيضًا أن الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع هي عندما تتم معظم أعمال البيع بالتجزئة. إنهم يفهمون هذا ، لأننا ننقل هذه الأفكار بانتظام - وهذا هو الحل التالي.
إذا تواصلت وأبلغت فريقك وقاموا بالتواصل وإبلاغك ، فستختفي العديد من مشاكل الجدولة لديك. أطلب من فريقي إبلاغني بجميع الطلبات قبل أسبوعين على الأقل وأن يبلغوني بطلبات الإجازة قبل 4 أسابيع. بدوري أنشر أسبوعين من الجداول الزمنية في جميع الأوقات. أثناء الاجتماعات أخبرتهم أن الجدول الزمني متغير وأبلغهم أيضًا بالأيام التي سأحتاج فيها إلى تغطية إضافية. أؤكد على التواريخ التي لن يتم فيها تلبية أي طلب إجازة.
تختلف طلبات التواصل رسميًا من شركة إلى أخرى. كان لدى إحدى الشركات التي عملت بها نموذجًا للموظفين لملئه لطلب أيام عطلة رسميًا. قد يبدو هذا صارمًا ، إلا أنه يعمل بشكل جيد. لقد أعطتني والموظف طريقة لتتبع الطلبات المعتمدة. بمجرد الموافقة ، أدخل الطلب في تقويم التخطيط الخاص بي ثم حفظه في "ملف الطلبات المعتمدة". هذه طريقة مرتبة لإدارة الطلبات.
أوافق على الطلبات على أساس من يأتي أولاً يخدم أولاً. يعرف فريقي أن الطلب ليس ضمانًا ، لكنهم يعلمون أيضًا أنني سأنحني للخلف لمنحهم الأيام التي يريدونها. للحفاظ على الموافقات عادلة ، أقوم بتقييد الاكتناز من خلال السماح بطلبين متتاليين فقط. على سبيل المثال ، إذا طلب شخص ما إجازة يوم الذكرى ، وإجازة الرابع من يوليو وإجازة عيد العمال ، فقد يحصل على اليومين الأول والثاني ، ولكن قد لا يحصل على اليوم الثالث - حتى لو كان أول من طلب ذلك. من خلال القيام بذلك ، أقوم بالحد من تكديس جميع أيام العطلة المميزة لشخص واحد. يتفهم فريقي ويوافق على أنه ليس من العدل أن يحصل شخص واحد على كل يوم عطلة مميزة. هذا يحافظ على الطلبات عادلة ومتوازنة.
يريد الناس أن يعيشوا خارج العمل وعليك أن تحترمها وتشجعها. على الرغم من أنني أطلب أسبوعين كحد أدنى عند الطلبات ، إلا أنني سأوافق على الطلب في غضون مهلة أقصر - يتم وضع القواعد ليتم كسرها من حين لآخر.
أولويتي عند الجدولة هي أنني أريد أن يعمل أفضل الأشخاص لدي في أكثر الأيام ازدحامًا. بعبارة أخرى ، ينصب تركيزي في الجدولة على توجيه الأعمال من خلال الجدولة. في بيئات التكليف ، يعد هذا أمرًا رائعًا لكبار الأشخاص لديك ولكنه سيء بالنسبة للمتقاعسين. لقد شعرت بسخط شديد لدى مندوبي المبيعات من عدم الحصول على المزيد من أيام السبت والأمسيات. في البيئات التي تعمل بالساعة ، قد يكون من الصعب بيع الممثلين الأفضل لديك فيما يتعلق بالسبب الذي يجعلهم يعملون في حصة أكبر من عطلات نهاية الأسبوع ، على سبيل المثال. سيكون عليك إيجاد التوازن.
الجدولة هي واحدة من أصعب المهام التي لديك لأن عليك إدارة المطالب الشخصية المتنافسة مقابل احتياجات عملك. كيف ستدير إرادات فريقك وترتيب أولوياتها مقابل احتياجات عملك. يمكن إدارة هذه المهمة التي تستغرق وقتًا طويلاً إذا اتبعت بعض الإرشادات المثبتة:
1. استخدم جدولاً محددًا كلما أمكن ذلك
2. تعيين قواعد الجدولة والمبادئ التوجيهية
3. التواصل ال